Importancia del control de obra
Desde el punto de vista de un contratista, los riesgos en
una obra pueden ser controlables o incontrolables. Los primeros son, por
ejemplo, aquellos derivados de la eficiencia, la productividad y el sistema de
procuración de materiales, todos los cuales los asume el propio contratista.
Por su parte, los riesgos no controlables consisten en factores como la
inflación y las condiciones climatológicas y geológicas imprevistas, entre
otros (y la mayoría, de nuevo y paradójicamente, son asumidos por el
contratista también), y se dividen así:
1.- Factores que afectan el presupuesto inicial.
2. Factores que afectan el costo final
3. Factores específicos del contrato.
Ahora, junto a los anteriores, hay una clase de riesgos que
deben alertar especialmente al arquitecto, son los que surgen por una lenta y
retrasada interpretación de la información en la ejecución de la obra, en
particular el obstáculo que representa el cumplimiento de las indicaciones en
tiempo real con el oportuno manejo en la presentación de la bitácora de obra
para una correcta implementación de un sistema control.
La bitácora de obra
que se utiliza en las construcciones de obra pública, y en algunas de obra
privada, es un documento de carácter legar. Una empresa constructora que
contrata con dependencias gubernamentales enfrenta con regularidad problemas
para llenar la bitácora y para interpretar la información que se maneja con su
auxilio; estas malas interpretaciones, a menudo, se traducen en multas y
querellas que inciden directamente en las utilidades de las constructoras.
Los responsables directos del mantenimiento de la bitácora
de obra, son los residentes de las constructoras y los supervisores de las
dependencias de gobierno.
Cuando una empresa constructora intenta implementar un
sistema de control de proceso en el que se documentan detalladamente las
actividades, tomas de decisiones, órdenes de cambio, etcétera, el residente se
ve obligado a duplicar su trabajo, es decir, debe repetir la información histórica
del proceso de construcción y de sus flujos de información tanto en la bitácora
de obra como en los documentos que se incluyen en los sistemas de control de
calidad y los reportes son asociados con éste último.
En resumen, los sistemas de información correctamente
utilizados, representan una gran ayuda para cualquier proceso o proyecto
siempre y cuando el uso de los mismos sea estandarizado. La gran ventaja
competitiva que puede implicar este sistema no solo trasciende las ventajas de
la velocidad del manejo de la información, sino que reduce los tiempos de
ejecución y disminuye en lo posible los errores en campo y los tiempos de
suministro, de suerte que las empresas obtienen incrementos reales en sus
utilidades.
En este sentido es importante considerar las ventajas que
ofrecen los software de computadora utilizados actualmente por muchos
administradores de proyectos y organizaciones para maximizar la eficiencia y
prever y corregir los posibles riesgos que podrían alterar la marcha normal de
una obra, en nuestro caso, una obra de edificación. A continuación se describen
las ventajas más importantes de algunos software comúnmente aplicados hoy por
muchas organizaciones, entre ellas las de arquitectura, para optimizar sus
procesos productivos.
Control de obra PRISMA
Con este software se pueden lograr los siguientes
beneficios:
1.
Conocer el estado general que guarda la obra con
respecto a lo programado originalmente.
a)
En forma global.
b)
De cada partida o agrupación
c)
De cada concepto de trabajo
2.
Conocer las actividades críticas del programa,
es decir, las actividades necesarias para realizarse para cumplir con el
programa, así como sus cantidades.
3.
Saber cómo “poner a tiempo” una obra con atraso
(de acuerdo a lo programado originalmente) en un plazo determinado, conociendo:
a)
Cuáles son las actividades y qué cantidad de
cada una de ellas presenta atraso.
b)
Qué materiales y suministros son necesarios.
c)
Cuánto dinero se necesita para compra de
materiales. Pago de “rayas” y renta de equipo.
4.
Verificar que todo el material que se ha
comprado esté realmente colocado en la obra, asimismo comparar que el importe
pagado en “rayas” sea equivalente a los trabajos ejecutados
5.
Realizar una presentación gráfica del avance de
obra con respecto a lo programado.
Entre otras.
MICROSOFT PROJECT
La solución Microsoft Office Enterprise Project Managment
(EPM), permite a las organizaciones administrar su portafolio de proyectos con
efectividad, establecer estándares y mejores prácticas, manejar recursos con
base en habilidades y disponibilidad y garantizar una comunicación efectiva con
los equipos ocupados en el proyecto.
NEODATA
Busca auxiliar en la captación para elaborar licitaciones de
obra pública, presupuestos y análisis de precios conociendo el manejo de las
diferentes herramientas y los logros que se pueden obtener en cuanto a
presupuestos (obra pública y privada), costos horarios, factor de salario real.
Base de datos con 27,000 insumos, 5,000 materiales y 2,500 imágenes, Importar
de: MS Project, Primavera PP. ArquiCAD, otros sistemas de PU, análisis de
financiamiento, programa de obra y ruta crítica, entre otros.
INTELIMAT
Es un programa que analiza precios unitarios de manera
automática. Como si fuera un departamento virtual de costos, cuantifica,
calcula costos y redacta el texto de cada precio unitario.
OPUS
El Sistema OPUS trabaja con base en un control de obra por
“paquetes”, dando mucha importancia al control sobre los materiales de
construcción, elemento fundamental en la edificación de vivienda de interés
social por su volumen y costo; los controles se complementan con el seguimiento
continuo de la mano de obra y los subcontratos. El Sistema OPUS OLE 2.0 fue diseñado
de acuerdo con el seguimiento de estructuras de trabajo y estableciendo como
base del control las “órdenes de producción”, que fraccionan las promociones de
vivienda en varios frentes de obra para conseguir un mejor control sobre los
avances y los costos. Las políticas de contratación y pago de la obra se define
al momento de hacer el presupuesto y generar los paquetes de obra, lo cual
permite tener debidamente organizada la ejecución antes de iniciarla.
PRIMAVERA
Esta es la versión más actual de primavera. Ofrece una
construcción de controles de proyecto basados en el navegador, desarrolla
específicamente para incrementar la eficiencia y la velocidad y reducir, al
mismo tiempo, los retrasos en el itinerario y riesgos de todas clases que
podrían afectar la conclusión satisfactoria del proyecto. Con el uso de esta
plataforma de cooperación se puede responder velozmente a las preguntas
importantes y tratar exitosamente los cambios y eventos diarios que pueden
surgir sin previo aviso. Además, los usuarios de este programa tienen acceso
fácil a la información más actualizada referente a los aspectos del proyecto en
que trabajen.
LINEAMIENTOS DE EJECUCIÓN, CONTROL Y ENTREGA FÍSICA DE LA
OBRA
1.
Previo a la ejecución de la obra
El objetivo de la supervisión consistirá en:
-
Garantizar que la ejecución de la obra sea
acorde con los planos, especificaciones, presupuestos y programas aprobados, de
conformidad con lo estipulado en los contratos celebrados.
-
Garantizar que se lleven a cabo óptimamente los
aspectos de cantidad, calidad, costo y tiempo durante el proceso de la
ejecución de los trabajos.
En caso que la obra se lleve a cabo simultáneamente por
varios contratistas de diversas especialidades, deberá contratarse o asignarse
a un coordinador de Supervisión.
2.
Inicio de
la ejecución de la obra
Se debería llevar a cabo una junta inicial de arranque con
el propósito de establecer la forma coordinada de trabajar entre la Dirección
de Obras o el Área de Obras de Unidad, según corresponda, la Supervisión y la
Constructora.
3.
Instrumentos de control
-
La dirección de obras celebrará reuniones
semanales de coordinación con los representantes de: la(s), y la supervisión y
se elaborará la minuta correspondiente con la firma de todos los participantes.
-
La supervisión llevará la bitácora de obra, que
será el medio para formalizar la comunicación con la constructora. En este
documento se registrarán órdenes, solicitudes, aclaraciones, correcciones y
eventos próximos o pasados. Este instrumento será fundamental para el correcto
seguimiento de la obra, por lo que deberá abrirse desde la primera reunión
formal, debiéndose registrar en ella las firmas del personal que tendrá acceso.
La supervisión mantendrá actualizadas, en
la bitácora, las anotaciones de todos los sucesos significativos de la obra, en
orden cronológico y de manera clara y concisa.
-
Para llevar el control de acumulados por concepto
de obra y tipo, se deberán formular estimaciones normales, excedentes y
extraordinarias, que se llevarán por separado:
a)
Estimaciones normales, contendrán únicamente
conceptos contratados de origen, sin exceder el volumen contratado.
b)
Estimaciones excedentes, que incluyen conceptos
contratados de origen que aumentan el volumen contratado.
c)
Estimaciones extraordinarias, que incluyen
conceptos nuevos fuera del catálogo original que se adicionan al contrato. Los
conceptos fuera del catálogo pueden ser por obra inducida o por modificaciones
al proyecto original.
4.
Ampliación de plazos
5.
Aclaraciones
6.
Requisitos para la integración de las
estimaciones
-
Para integrar las estimaciones de los trabajos
de obras ejecutados será requisito presentar lo siguiente:
Los conceptos de obra que consisten en la
descripción de las características diferentes partes de la obra, que definen su
calidad y su costo una vez fijado el precio de sus elementos. Dichos conceptos
deberán contener:
a)
Características de los materiales
b)
Tipo de acabados
c)
Resistencia
d)
Posición y forma de colocación (en su caso)
e)
Unidades de medición
f)
Volúmenes realizados y programas
g)
Y como complemento, los planos,
especificaciones, boletines, plantillas, hojas de cálculo de los precios
unitarios y, en su caso, notas de bitácora.
-
Los número generadores, que constituyen la parte
documental de apoyo de las estimaciones, mismos que se deberán conservar como
parte del contrato y contendrán:
a)
Planos
b)
Croquis de localización con medidas
c)
Cuentas y operaciones que sirven para el cálculo
de volúmenes a estimar
d)
Cifras y cálculos claros y explícitos para su
interpretación.
7.
Acta de entrega – Recepción
8.
Planos y manuales de operación
10.2 Bitácora de obra
La industria de la construcción, especialmente por lo que se
refiere a las obras públicas, puede ser muy compleja, como cuando se da la
circunstancia de que una obra (mismo proyecto ejecutivo) deberá realizarse en
un lugar, o una ciudad diferente de aquella en que se haya establecida la
empresa constructora, lo que implica necesariamente costos y plazos de
ejecución distintos en relación con impactos como el de las condiciones del
terreno, el ecológico, el referente a vialidades y el de la infraestructura
urbana, entre otros.
Una vez anunciada la obra empiezan a modificarse naturalmente
las condiciones que dieron origen al contrato, y ello se apunta en orden
cronológico en la bitácora, y en consecuencia, se empiezan a mover el costo y
el tiempo.
Es, pues, indispensable que durante la ejecución de los
trabajos las partes tengan la suficiente capacidad para realizar de manera
oportuna los estudios y evaluaciones de los impactos económicos que dichos
cambios provocan, ya que esto puede afectar el desarrollo de la obra y, en
consecuencia, afectar los avances programados y determinar pérdidas de
oportunidades para ambas partes.
LA IMPORTANCIA DE LOS TÉCNICOS NORMATIVOS
Es posible definir a la bitácora como un documento que se
articula de manera automática al contrato, debiendo asumir las partes todas y
cada una de sus responsabilidades y derechos, con toda la fuerza legal del
mismo contrato y dejando perfectamente asentadas las órdenes de supervisión de
la obra y cumplimiento del contratista.
El resultado económico de la obra es directamente
proporcional a la efectividad y conjugación de estos factores.
DIAGRAMA DE PLAZOS Y TÉRMINOS.
Es una herramienta gráfica útil para dar seguimiento a los
principales eventos de la Ley de Obras Públicas y su Reglamento
correspondiente, permite a personas con poca experiencia en el área jurídica y
legal tener un acceso fácil y práctico y revisar en pocos minutos un evento
específico. También ayuda a correlacionar los artículos de la legislación
citada de manera horizontal y vertical en el tiempo, esto es, le indica los
compromisos anteriores, posteriores y los que se deben cumplir en el evento que
se está revisando.
10.3 Reporte de obra (físico, financiero, fotográfico)
El encargado de hacerlos es el supervisor, los genera en
forma particular para cada contrato y formula un reporte integrado para informar
al Responsable de Ejecución de Obra del estado que guarda la misma.
Pueden contener:
-
Un resumen o reporte mensual que contendrá
información referente a los recursos de la obra y al avance físico y financiero
de la misma. El avance físico financiero se expresará de dos maneras: uno a
través de un diagrama de barras o de Gantt y otro con curvas o gráficos de
avance acumulado contra lo programado.
-
Fotografías para observar el progreso de la obra
en secuencia
-
Un control de desviaciones identificando
claramente sus causas; a partir de este conocimiento se tomarán las medidas
necesarias de corrección.
-
Un informe periódico de las pruebas realizadas
por el contratista para garantizar la hermeticidad, resistencia, aislamiento,
operabilidasd y eficiencia de las instalaciones y/o equipos.
